Подготовьте структуру
Перед встречей сформулируйте вопрос, на который нужно ответить, и перечислите варианты, если они уже известны. Попросите участников заранее подумать о фактах, наблюдениях и ограничениях, которые могут изменить оценку. Не нужно требовать от каждого готового решения: задача первого этапа — собрать разную информацию, а не добиться согласия.
В начале договоритесь, что каждый кратко представит сведения, которыми располагает. Пока идет круг, остальные могут задавать уточняющие вопросы, но лучше отложить оценочные реплики до завершения первичного сбора. Такая очередность дает возможность высказаться людям, чьи данные не подтверждают уже популярную версию.
Соберите и проясните информацию
После первого круга сгруппируйте прозвучавшее по темам или критериям выбора. Попросите уточнить, что именно известно, откуда это известно и насколько сведения актуальны. Различайте факт, предположение и интерпретацию: фраза «вариант не сработает» может скрывать конкретное наблюдение, а может выражать опасение без подтверждения.
Затем задавайте вопросы, направленные на пробелы: «Какие данные пока есть только у одного человека?», «Какой факт поддерживает менее популярный вариант?» и «Что мы не проверили?». Не стоит превращать это в допрос. Цель — понять, что действительно меняет картину, и дать участникам возможность дополнить или уточнить сказанное.
Не путайте обмен с использованием
Исследование Алана Р. Денниса «Information Exchange and Use in Small Group Decision Making» (1996) показало, что группы из шести человек в задаче со скрытым профилем обменивались лишь небольшой долей доступных сведений. И группы, общавшиеся устно, и группы, использовавшие систему поддержки, могли принимать неудачные решения из-за недостатка информации и неэффективного использования уже переданного.
Это различие важно для организации встречи. Недостаточно услышать факт — нужно проверить, повлиял ли он на сопоставление вариантов. После сбора информации попросите группу своими словами объяснить, как новые сведения меняют оценку каждого решения. Если данные были упомянуты, но никак не учтены, участники могут заметить это до окончательного выбора.
Завершите обсуждение ясным итогом
Перед решением кратко перечислите ключевые сведения, оставшиеся вопросы и критерии, по которым группа сравнивает варианты. Отметьте, какие факты подтверждены, а какие нуждаются в проверке. Если времени недостаточно, отдельно обозначьте, что решение принимается при неполной информации, а не создавайте впечатление, что все данные собраны.
После встречи полезно сохранить итоговый выбор и краткое объяснение его оснований. Так группа сможет позднее понять, какие сведения реально повлияли на решение. Устойчивый порядок «собрать — уточнить — связать с вариантами — выбрать» не гарантирует безошибочности, но помогает не принимать громкость обсуждения за полноту информации.