Назначьте роли, а не только задачи
Для каждой темы определите ответственного, который представит имеющиеся факты, ограничения и вопросы. Если участников мало, один человек может отвечать за несколько тем, но желательно, чтобы никто не был единственным проверяющим собственных выводов. Другой участник может задавать уточняющие вопросы или проверять, не пропущены ли альтернативные объяснения.
Полезны четыре функции: сбор сведений, уточнение их статуса, сравнение вариантов и фиксация итога. Их не обязательно закреплять за разными людьми навсегда. Важно, чтобы на конкретной встрече было понятно, кто делает каждую часть работы и когда группа к ней переходит.
Разделите факт, оценку и решение
Сначала каждый ответственный сообщает, что известно, а затем группа обсуждает, насколько эти сведения надежны и как они связаны с целью. После этого участники сравнивают варианты по одинаковым критериям. Такое разделение уменьшает риск, что привлекательный вариант заранее определит, какие факты будут замечены.
Не просите каждого участника «принести только доказательства» одного решения. Лучше распределить темы нейтрально: например, возможности, ограничения и последствия каждого варианта. Если в группе звучат противоречивые сведения, отметьте расхождение и выясните, можно ли его прояснить в пределах доступного времени.
Почему важно услышать всех носителей информации
В работе Алана Р. Денниса «Information Exchange and Use in Small Group Decision Making» (1996) изучались шестичленные группы, участники которых обладали разными частями информации для решения задачи со скрытым профилем. Группы обменивались лишь небольшой частью доступных сведений; кроме того, им удавалось не всегда эффективно использовать уже переданную информацию.
Это помогает понять, почему полезно спрашивать каждого не только о мнении, но и о том, какие данные есть у него одного. При этом распределение ролей не гарантирует, что все важное будет обнаружено. Оно лишь создает понятный повод для передачи сведений и дальнейшей проверки.
Завершите встречу общей сверкой
Перед выбором предложите группе повторить ключевые факты своими словами, назвать пробелы и оценить каждый вариант по согласованным критериям. Если данные пока не проверены, обозначьте их как предварительные. Затем зафиксируйте решение, его основания и действия, которые нужны для дальнейшего уточнения.
После встречи можно оценить, не осталась ли какая-то задача без ответственного и не перешла ли оценка вариантов к одному человеку без обсуждения. Для небольшой группы подходят простые роли и короткие обозначения; сложная схема распределения обязанностей не нужна, если она отнимает больше времени, чем помогает.